Warto zastanowić się nad wybranym miejscem. Czasem nie warto organizować imprez w dużej odległości od firmy, gdyż koszt transportu zarówno firmowym autokarem jak i prywatnymi samochodami może być zbyt wysoki. Możliwe, że w bliskiej odległości są podobne warunki, a zaoszczędzone na kosztach transportu pieniądze można przeznaczyć na coś bardziej interesującego. Kolejnymi ważnymi aspektami są warunki hotelowe, czyli standard pokoi hotelowych, posiłki wliczone w cenę wynajmu oraz ewentualne atrakcje: basen, SPA, korty tenisowe etc.

Warto pamiętać, aby na imprezy, które będą łączone z zajęciami integracyjnymi czy motywacyjnymi, wybierać hotele, które dysponują odpowiednimi warunkami i zapleczem. Na jakiś czas przed planowanym terminem wydarzenia, należy w recepcji podać dokładną datę imprezy, pełną listę uczestników, rodzaj oraz standard pokojów oraz ewentualne wymagania dotyczące obsługi. Wszystkie przeprowadzone ustalenia, zarówno te osobiste, jak i telefoniczne oraz e-mailowe z kierownictwem hotelu czy ośrodka muszą być potwierdzone na piśmie, dzięki czemu unikniemy późniejszych problemów i niedomówień.