W wielu firmach istnieje specjalny budżet, który można realizować na imprezy i wydarzenia promocyjne. Warto przed imprezą określić budżet jaki można przeznaczyć na dane wydarzenie. Jeśli zlecamy organizację imprezy odpowiedniej firmie, musi ona znać granicę finansową, której nie może przekroczyć.

Jeśli w grę wchodzi wyjazd kilkudniowy, należy rozłożyć odpowiednio kwotę na kilka części. Jedna część na imprezę i wydarzenia integracyjne, kolejna część na transport, hotel etc. Na koszt imprezy wpływ mają również koszty ogrzewania, szczególnie jeżeli będzie konieczne podniesienie temperatury w sezonie zimowym dla dużej otwartej przestrzeni a zapalenie ogniska nie wchodzi w rachubę. 

Koszty duże i pozornie małe

Pod uwagę trzeba brać wszelkie koszty od tych największych zaczynając i nie można zapomnieć o pozornie małych kosztach jednostkowych zwielokrotnionych proporcjonalnie do ilości osób lub czynności jakie muszą zostać wykonane aby zrealizować zakładany program.

Przykładowo pojawia się pomysł, że urządzimy strzelnicę sportową, tak aby każdy mógł coś wygrać strzelając do unoszącego się balonu z helem. Koszt balonu z helem, zależnie od wielkości, kształtuje się na na poziomie kilku zł. Zakładając, że do nadmuchania mamy faktycznie tylko jeden balon dojdą niemałe koszty związane z dowozem butli lub wyjazdem po ten jeden balon. W przeliczeniu na 1 szt wyjdzie sporo ale nadal nie będzie to ogromna suma.

Patrząc z drugiej strony jeżeli uznamy, że te kilka zł na hel przeznaczony do balonu to niewiele i warto by było aby każdy pracownik dostał po trzy takie balony a pracowników jest ponad 100 to szybko koszty urosną do setek złotych. Wraz z kosztem nadmuchania baloników przekroczą tysiąc zł.

Baloniki to tylko jeden z detali jakich wiele może się pojawić w trakcie burzy mózgów. W związku z tym niezależnie od wysokości budrzetu pod uwagę trzeba brać całość kosztów (również tych małych) i cały czas pamiętać o wielkości imprezy - ilości przez które trzeba będzie jednostkowe koszty pomnożyć.